Datenschutz: Skype für Bewerberinterviews

Um bei der Beschaffung von qualifizierten Arbeitskräften eine größere Reichweite zu erzielen, greifen immer mehr Unternehmen auf die Möglichkeit des live Bewerber-Videointerviews zurück. Der beliebteste Video-Messengerdienst Skype steht jedoch in der Kritik, nicht datenschutzkonform genutzt werden zu können. Ein datenschutzkonformer Einsatz von Skype für Bewerberinterviews kann jedoch unter gewissen Bedingungen möglich sein.

Die richtige Rechtsgrundlage

Der Frage, ob Skype datenschutzkonform ist, vorgeschaltet ist die Frage, ob Bewerbungsgespräche per Videointerview grundsätzlich datenschutzrechtlich zulässig sind. Jede Verarbeitung personenbezogener Daten bedarf einer Rechtsgrundlage. Im Falle des Bewerbungsgesprächs über einen Video-Messengerdienst kommen sowohl § 26 Abs. 1 BDSG („zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich“) als auch die Einwilligung (§ 26 Abs. 2 BDSG) in Betracht. Bei der Einwilligung ist jedoch speziell das Tatbestandsmerkmal der Freiwilligkeit zu beachten. Diese wird regelmäßig zu verneinen sein, wenn die Teilnahme am Video-Messengerdienst Voraussetzung für die Teilnahme Bewerbungsverfahren ist. Vorgegebene Bewerbungsprozesse schließen eine freiwillige Teilnahme des Bewerbers aus. Fragt der Bewerber hingegen von sich aus nach einem Videointerviews, wird man von einer Freiwilligkeit ausgehen können.

Aufsichtsbehörde Bayern

Der Landesdatenschutzbeauftragte von Bayern hat in seinem Tätigkeitsbericht 2017/2018 (Punkt 15.3 Videointerviews bei Personalentscheidungen, S. 89) Stellung genommen und die Zulässigkeit von Bewerber-Videointerviews eindeutig bejaht. Die Zulässigkeit wird jedoch von Bedingungen begleitet:

• Zusendung von Datenschutzhinweisen und Hinweisen zu den technischen Voraussetzungen vor der Vereinbarung des Videointerviews, um Einstellungen an den Endgeräten vornehmen zu können
• Verschlüsselung der Kommunikation (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung)
• Keine Übermittlung von Gesprächsinhalten und personenbezogenen Daten an Dritte durch Einsatz der unternehmenseigenen Infrastruktur mit eigenen On-Premise-Servern
• Keine Aufzeichnung der Gesprächsinhalte
• Transparenz während des Videointerviews durch Kommunikation und Sichtbarkeit aller Gesprächspartner und Anwesenden auf dem Bildschirm
• Alternativen anbieten, z.B. persönliches Interview

Skype oder Skype for Business

Zunächst muss zwischen der kostenlosen Skype-Version und der kostenpflichtigen Skype-Version Skype für Business unterschieden werden. Der Hauptunterschied liegt darin, dass in der Bezahlversion auf den Support von Skype zurückgegriffen werden kann. Ein weiterer und  ganz entscheidender Punkt für die Zulässigkeit von Skype ist jedoch, dass für Skype for Business die Möglichkeit des Hostings oder der lokalen Installation auf einem On-Premesis-Server besteht. Das ist unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten besonders sicher, da sich Verantwortliche den Hoster selbst aussuchen können. Optimalerweise hat der Hoster oder der On-Premesis-Server des Verantwortlichen den Datenstandort in Deutschland. 

Vor allem solche Verantwortliche, in deren Alltag Skype nicht regelmäßig zum Einsatz kommt, werden auf die Business-Version verzichten und die kostenlose Software nutzen. Um dennoch einen zulässigen Einsatz von Skype sicher zu stellen, sollten sich Verantwortliche vor dem Videointerview von dem Bewerber die oben angesprochene Einwilligung in die Nutzung von Skype zum Zwecke der Bewerberauswahl im laufenden Bewerbungsverfahren einholen.

Nicht weniger wichtig ist jedoch auch der Gesprächspartner auf Seiten des Unternehmens. Grundsätzlich kann nicht davon ausgegangen werden, dass das Führen von Videointerviews zu den arbeitsvertraglichen Pflichten eines jeden Beschäftigten gehört. Nehmen Beschäftigte am Videointerview teil, die nicht zur Geschäftsführung oder zur Personalabteilung gehören, kann es notwendig sein, auch von diesen Arbeitnehmern eine Einwilligung einzuholen. Der Umstand müsste jedoch im Einzelfall genau geprüft werden.

Die Anforderungen an die Einwilligung unterstehen dabei denselben rechtlichen Bedingungen wie die oben beschriebenen datenschutzrechtlichen Hinweise. Die Einwilligung muss transparente und leicht verständliche Informationen darüber enthalten, in welche Datenverarbeitung der Bewerber und ggf. der Beschäftigte einwilligt sowie den Hinweis  geben, dass die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann, ohne dass dem Bewerber hieraus Nachteile entstehen. Ein abgesagtes Videointerview aus datenschutzrechtlichen Bedenken darf dem Bewerber nicht zur Last gelegt werden.

Alternativer Video-Messengerdienst

Skype kann nach dem oben Beschriebenen unter dem Blickwinkel eines Datenschützers nicht bedenkenlos genutzt werden. Die Möglichkeit, aufgezeichnete Videointerviews zu führen, bietet keine echte Alternative. Eine Aufzeichnung steht für eine widerholte Zugriffsmöglichkeit, was faktisch noch weniger zulässig sein kann als der Einsatz über Skype. Zumindest sind an die technischen und organisatorischen Maßnahmen weitaus höhere Anforderungen zu stellen.

Als Alternative zu Skype kommt Wire in Betracht. Wire ist ein Messenger-Dienst der Firma Wire Swiss GmbH mit Hauptsitz in der Schweiz und bietet, genau wie Skype, eine Nachrichtenfunktion, Sprach- und Videoanrufe sowie Gruppenunterhaltungen. Wichtig im Rahmen der Datenspeicherung ist der Datenstandort. Die Server von Wire stehen nach eigenen Angaben in der EU. Wire bietet jedoch ebenfalls die Möglichkeit, den Dienst auf eigenen Servern hosten zu können.

Verantwortliche, für die außer Skype keine wirkliche Alternative in Frage kommt, können den Messengerdienst datenschutzkonform nutzen. Der rechtliche Rahmen ist dabei aber sauber zu gestalten, mindestens die oben benannten, vom Landesdatenschutzbeauftragen Bayerns angeführten Bedingungen sind nicht nur zu beachten, sondern auch in aller Sorgfalt umzusetzen. Eine Erleichterung schafft die Möglichkeit, Skype for Business auf den eigenen Servern zu hosten oder auf einen alternativen Anbieter wie Wire zurückzugreifen. Wird die kostenlose Skype-Version genutzt, ist eine Einwilligung des Bewerbers einzuholen.           

Autor: Eileen Binder, Wirtschaftsjuristin LL.B. & Beraterin im Datenschutz