Datenschutz: Die Übergabe von Visitenkarten „ist ein freundlicher Akt“

Werden personenbezogene Daten erstmalig erhoben, so muss der Verantwortliche dem Betroffenen gemäß Artikel 13 DSGVO umfangreich über die geplante Verarbeitung dessen Daten und dessen Rechte informieren. Was für die meisten Datenerhebungen heute längst erprobte und bewährte Praxis ist, wirft im Umgang mit dem fast alltäglichen Austausch von Visitenkarten immer wieder die eine oder andere Frage auf.

Die Frage scheint so alt die die DSGVO

In den Monaten vor und nach dem 25 Mai 2018 wurde das Thema immer wieder, zum Teil hitzig und nicht selten auch ein wenig polemisch diskutiert. Die Frage, wie der Austausch von Visitenkarten im geschäftlichen Alltag datenschutzrechtlich zu beurteilen ist, ist inzwischen zwar aus den Medien wieder (weitgehend) verschwunden, bei der Beantwortung der Frage besteht aber bei vielen Verantwortlichen nach wie vor wenig Sicherheit und Routine.

Die Suche nach einer Antwort beginnt ganz vorne

Völlig eindeutig sind auf Visitenkarten mehr oder minder viele »personenbezogene Daten« i.S.d. Artikel 4 Nr. 1 DSGVO abgedruckt. Auch erfüllt das »übergeben« abgedruckter Daten den Tatbestand der »Verarbeitung« i.S.d. Artikel 4 Nr. 2 DSGVO, da es sich dabei um eine Erhebung handelt, in deren Rahmen der Empfänger Kenntnis von den betreffenden Daten  des Betroffenen erhält.

Wenn soweit klar ist, dass auch beim Umgang mit personenbezogenen Daten auf Visitenkarten grundsätzlich datenschutzrechtliche Überlegungen anzustellen sind, stößt man in Artikel 13 Abs. 1 DSGVO auf den Ausgangspunkt der vermeintlichen Unsicherheiten. Dort verpflichtet der Verordnungsgeber alle Verantwortlichen, die betroffene Person »zum Zeitpunkt der Erhebung« über die geplanten Verarbeitungen und dessen Rechte zu informieren.

Klare Positionierung des Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz

Bereits im Oktober 2018 nahm sich der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, angetrieben durch die Verunsicherung        zahlreicher bayerischer öffentlicher Stellen, der Frage an und bezog in seinem »Aktuelle Kurz-Information 11« sehr deutlich, wenn auch von der Praxis kaum beachtet, Stellung (hier geht es zur Information auf der Homepage des BayLfD).

Einleitend mit der Feststellung, dass Visitenkarten »bereits vor 200 Jahren zu den Hilfsmitteln sozialer Interaktion« gehörten und »bis in das Zeitalter der Digitalisierung keine vernehmbaren Zweifel« an ihrer Funktion als »Merkhilfe« bestanden habe, positioniert Prof. Dr. Thomas Petri in seiner Funktion als Bayerischer Landesbeauftragte für den Datenschutz beinahe humoristisch seine Behörde zur Entgegennahme und der Übergabe von Visitenkarten.

Visitenkarten entgegennehmen und übergeben

So stelle die Entgegennahme von Visitenkarten aus der Hand von Gesprächspartner regelmäßig keine eigenständige Erhebung der dort vermerkten personenbezogenen Daten dar, Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 1 und 2 DSGVO seien daher nicht zu erfüllen.

Weiter sei die Übergabe »typografisch gelungener Visitenkarten« durch Beschäftigte bayerischer öffentlicher Stellen an Gesprächspartner aus Behörden, Unternehmen oder Bürgerschaft ein »freundlicher Akt und ein schöner Brauch«, der aus datenschutzrechtlicher Sicht keiner besonderen Würdigung bedürfe.

Bei so viel Licht gibt es auch etwas Schatten

Trotz dieser Entwarnung, die wohl ohne viel Mühe auf die meisten Praxisfälle auch außerhalb Bayerischer Behörden übertragen werden kann, bleibt auch im Umgang mit Visitenkarten zukünftig noch Raum für datenschutzrechtliche Überlegungen.

So sollten aus Sicht des BayLfD Beschäftigte in der Lage sein, »bei einer Erhebung von Kontaktdaten die nach der Datenschutz-Grundverordnung erforderlichen Informationen zu erteilen«. Spätestens jedoch bei Aufnahme der Visitenkartendaten in Kunden- oder Geschäftspartnerdateien beziehungsweise bei erstmaliger Nutzung. Bei einer Verarbeitung also, die über die Funktion der Karte als »Merkhilfe« hinaus geht,  ist jedenfalls davon auszugehen, dass die Informationspflichten des Artikels 13, 14 DSGVO zu bejahen sein werden.

Erfolgt der Austausch der Visitenkarten indes im privaten Bereich, so greift auch hier das Haushaltsprivileg, dass wir bereits an anderer Stelle im Kontext der Urlaubsfotografie vorgestellt haben (hier geht es zum Beitrag »Urlaubsfotos im Zeitalter der Datenschutzgrundverordnung«).

Fazit

Ob die Fragen zum Umgang mit personenbezogenen Daten auf Visitenkarten jemals so drängend waren, wie sie zum Teil diskutiert wurden, oder ob sie zu Beginn der Anwendung der DSGVO eher Teil einer nicht immer ganz sachlichen Auseinandersetzung mit den vermeintlich neuen Datenschutzregeln waren – die Frage ist aus der Beratungspraxis der Datenschutzbeauftragten noch lange nicht verschwunden.

Umso wichtiger ist es, die Antworten zu kennen – auch wenn manche davon mit einem Augenzwinkern verbunden werden darf.

Autor: Matthias Herkert, Leiter Fachbereich Consulting und externer Datenschutzbeauftragter