Fachnews
20.06.2023
Die Vorteile eines Gruppenpostfachs liegen auf der Hand, um nicht zu sagen „in mehreren Händen“. Zunächst wird nur eine personenungebundene E‑Mail-Präfix angelegt (z.B. „bewerbungen@…). Die Pflege des Postfachs teilen sich mehrere Verantwortliche, die fachlich dem Postfach zugeordnet sind. Dadurch können Kommunikationswege kürzer, Stellvertreterregelungen leicht umgesetzt und die Trennung von Personendaten auf dem E‑Mail-Server sichergestellt sein. So unkompliziert sich das anhört, in der datenschutzrechtlichen Praxis müssen wie immer ein paar Grundregeln beachtet werden.
Gruppenpostfächer – Personendaten in vielen Händen
Jedes Unternehmen hat mindestens eins davon: Ein Gruppenpostfach. Mit dem Allrounder unter den E‑Mail-Postfächern lassen sich mit wenig Aufwand mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen. Um das datenschutzrechtliche Niveau zu halten, muss bereits bei der Anlage eines Gruppenpostfachs Sorgfalt walten.
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