Lohnbuchhaltung

Hauptaufgaben der Lohnbuchhaltung

Zu den Hauptaufgaben der Lohnbuchhaltung gehören die Berechnung der Gehälter und Gehaltsabrechnungen, die Einbehaltung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen, die Verwaltung von Sozialleistungen wie Krankenversicherung und Rentenplänen sowie die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Vorschriften in Bezug auf Arbeitsgesetze und Steuervorschriften.

Ein wichtiger Aspekt der Lohnbuchhaltung ist die genaue Berechnung der Mitarbeitergehälter, einschließlich aller Abzüge und Zusatzleistungen wie Überstunden, Boni oder Provisionen. Dies erfordert oft ein tiefes Verständnis der aktuellen Steuergesetze und -vorschriften sowie der individuellen Arbeitsverträge der Mitarbeiter.

Steuer- und sozialversicherungsoptimierte Mitarbeiterbenefits: Ein Schlüssel zur Mitarbeitermotivation und Kostenoptimierung

In der heutigen Arbeitswelt sind qualifizierte Mitarbeiter ein unschätzbares Gut. Um die besten Talente zu gewinnen und langfristig an das Unternehmen zu binden, setzen immer mehr Unternehmen auf attraktive Mitarbeiterbenefits. Doch neben der Wertschätzung für die Mitarbeitenden spielt auch die finanzielle Optimierung eine entscheidende Rolle. Durch geschickte steuer- und sozialversicherungsoptimierte Benefits können Unternehmen nicht nur ihre Mitarbeitenden glücklich machen, sondern auch erheblich Kosten sparen.

Was sind steuer- und sozialversicherungsoptimierte Mitarbeiterbenefits?

Mitarbeiterbenefits sind Zusatzleistungen, die ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden zusätzlich zum Gehalt anbietet. Diese können in vielen Formen auftreten, von Firmenwagen und Tankgutscheinen über Essenszuschüsse bis hin zu Kinderbetreuungszuschüssen und Gesundheitsprogrammen. Entscheidend ist dabei, wie diese Leistungen steuerlich und sozialversicherungsrechtlich behandelt werden.

Durch eine clevere Gestaltung der Benefits können sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer von steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorteilen profitieren. Dies bedeutet, dass bestimmte Benefits entweder komplett steuerfrei sind oder nur mit einem reduzierten Satz versteuert werden müssen, wodurch die Abgabenlast für beide Seiten sinkt.

Ausgewählte Beispiele für Benefits die optimiert werden können:

• Sachbezüge und Gutscheine: Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern monatlich Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 50 Euro steuerfrei zukommen lassen. Dies kann in Form von Gutscheinen, wie z.B. für Tankstellen oder Einzelhändler, erfolgen oder auch als Teilleistung für eine betriebliche Krankenzusatzversicherung.
• Gesundheitsförderung: Maßnahmen zur Gesundheitsförderung, wie etwa betriebliche Gesundheitsprogramme, sind bis zu 600 Euro pro Jahr und Mitarbeiter steuerfrei.
• Fahrtkostenzuschüsse: Zuschüsse zu den Fahrtkosten des Arbeitsweges können pauschal besteuert werden und sind somit sozialversicherungsfrei, was die Nettolohnoptimierung erheblich verbessert.
• Überlassung von Arbeitsmitteln: Die Überlassung von technischen Arbeitsmitteln, z.B. zur Einrichtung eines Homeofficearbeitsplatzes.
• Bezug von Gütern und Dienstleistungen des eigenen Unternehmens: Sichern Sie ihren Mitarbeitenden einen steuer- und sozialversicherungsfreien Freibetrag von bis zu 1.080 €.
• Mitarbeiterbeteiligungsprogramme: Ob klassische Mitarbeiteraktien, Mitarbeiterbeteiligungsgesellschaften oder gar VSOPs (Virtual Stock Option Plans). Unter gewissen Voraussetzungen können Zuwendungen des Unternehmens an Mitarbeitende in Höhe von bis zu 2.000 € steuer- und sozialversicherungsfrei sein.

 

Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Für Arbeitgeber bietet die Implementierung solcher Benefits nicht nur eine Möglichkeit, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, sondern auch die Personalkosten zu senken. Durch die Senkung der Lohnnebenkosten kann das Unternehmen Mittel für andere wichtige Investitionen freisetzen.

Für Arbeitnehmer bedeuten steuer- und sozialversicherungsoptimierte Benefits eine direkte Erhöhung des verfügbaren Einkommens, ohne dass der Arbeitgeber dafür die Bruttolöhne anheben muss. Dies macht das Unternehmen als langfristigen Arbeitgeber in Zeiten hohen Mitarbeitendendurchsatzes, attraktiver.

Unterstützung bei der lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfung

Neben der operativen und strategischen Beratung im Rahmen der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung unterstützen wir auch in allen Fragen der lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfung.

Häufig wird übersehen, dass gerade bei KMUs die Lohnsteuer die größte „Steuerzahllast“ darstellt. Zwar tragen die Mitarbeitenden die Zahllast, die Besonderheit bei der Lohnsteuer als Quellsteuer besteht jedoch darin, dass im Nachzahlungsfall ein Ausgleich beim Mitarbeitenden häufig nur unter Schwierigkeiten und mit Unverständnis der Mitarbeitenden möglich ist, insbesondere wenn deren Steuerbescheide für das betreffende Jahr bereits rechtskräftig sind. Häufig werden die Ansprüche des Arbeitgebers gegen Mitarbeitende durch tarifliche Ausschlussklauseln eingeschränkt. Daher verbergen sich in Lohnsteuerprüfungen erhebliche Risiken, insbesondere im Bereich von nicht sorgfältig gestalteten Mitarbeiterbenefits. Auch eine nachträgliche Pauschalsteuerbelastung kann sich als unangenehm herausstellen, wenn pauschalsteuerpflichtige Gehaltsbestandteile nicht der Pauschalsteuer unterworfen wurden.

Das Bundessozialgericht hat mit neuester Entscheidung (BSG, Urteil vom 23.04.2024 – B 12 BA 3/22 R) es für rechtmäßig erachtet, dass Lohnbestandteile, die pauschalsteuerpflichtig sind, aber der Pauschalsteuer nicht oder zu spät unterworfen wurden, auch der Sozialversicherungspflicht unterliegen. Bei korrekter Pauschalversteuerung hingegen wäre der Gehaltsbestandteil nicht sozialversicherungspflichtig. Die Deadline hierfür soll der Lohnanmeldezeitraum des Folgemonats sein, jedoch sehen die Träger der Sozialversicherungen die Frist zur Nachholung der Pauschalversteuerung gemäß § 1 Abs. 1 S. 2 SvEV am 28.02. des Folgejahres. So ist es beispielsweise bei Weihnachtsfeiern, die den Freibetrag von 110 € je Mitarbeitenden überschreiten, wichtig, dass die Belege so schnell wie möglich vorliegen, um eine ordnungsgemäße Pauschalversteuerung durchführen zu können. Andernfalls könnten zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Ob und in welchem Umfang der Gesetzgeber auf das Urteil reagieren wird, bleibt abzuwarten.

Gerade bei sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfungen nach § 28p SGB IV können existenzbedrohende Nachforderungen auf KMUs zukommen. Insbesondere die Thematik der Scheinselbstständigkeit wird im breiten Kreis der KMUs als weniger problematisch erachtet als die Besteuerung von Unternehmensgewinnen. Dies liegt häufig daran, dass das Sozialversicherungsrecht komplex, wenig verständlich und äußerst verschachtelt geregelt ist. So wird beispielsweise die zwingende Insolvenzsicherung von Wertguthabenvereinbarungen im vierten Buch des Sozialgesetzbuches geregelt, die Insolvenzgeldumlage im dritten Buch, das Verfahren gegen etwaige Beitragsbescheide hingegen im zehnten Buch.

Wir begleiten und unterstützen Sie bei der laufenden steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfung mit einem Team aus Lohnbuchhaltern, Steuerberatern und Rechtsanwälten. Gerne können Sie uns auch bei sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfungen unterstützend zu Ihrem Steuerberater beauftragen, um die Komplexität des Sozialversicherungsrechts aus rechtlicher Sicht abgedeckt zu haben. Sozialversicherungsrecht wird von den wenigsten Steuerberatungskanzleien überhaupt angeboten, da das Rechtsberatungsprivileg den rechtsberatenden Berufen vorbehalten ist und die Erbringung von Beratungsdienstleistungen nicht von der zulässigen geschäftsmäßigen Hilfeleistung in Steuersachen umfasst ist.

Aus diesem Grund stellen wir bei Bedarf für jede lohnsteuer- und/oder sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung ein interdisziplinäres Team aus Lohnbuchhaltern, Steuerberatern und Rechtsanwälten zusammen, um Ihr Unternehmen mit dem bestmöglichen Erfolg durch die Betriebsprüfung zu führen.

Wir unterstützen Sie durch unser Lohnportal

Mit der zunehmenden Komplexität von Arbeitsverhältnissen und steuerlichen Vorschriften wird die Lohnbuchhaltung von spezialisierten Softwarelösungen unterstützt, die helfen, den Prozess zu automatisieren und Fehler zu minimieren. Über unser Lohnportal stellen wir Ihnen die Verdienstabrechnungen Ihrer Beschäftigten online zur Verfügung. Parallel können Ihre Beschäftigten in ihrem persönlichen Arbeitnehmendenportal alle Lohndokumente komfortabel und sicher abrufen und profitieren von deren dauerhaften Verfügbarkeit. Ganz bequem über jeden aktuellen Browser oder mobil als App für iOS und Android.

 

Der gelbe Schein und die Urlaubsexcelliste gehören der Vergangenheit an. Mit steigender Komplexität, steigen in der Regel auch die Kosten für die Mitarbeitendenverwaltung. Um kosteneffizient arbeiten zu können, bieten wir für Unternehmen ein nutzerfreundliches Tool an, mit dem sie bequem Abwesenheitszeiten verwalten, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen abrufen können, detaillierte Auswertungen zu Struktur, demografischen Daten, Lohnentwicklung, Abwesenheiten und Urlaubszeiten erhalten und sämtliche Daten der Mitarbeitenden verwalten können, ohne E-Mail-Verkehr, ohne Missverständnisse und vor allem kostenoptimiert.