Hinweisgebersystem

Was ist ein Hinweisgebersytem?

Mit Umsetzung der EU-Richtlinie EU-RL 2019/1937, der sogenannten Whistleblower Richtlinie, schaffen die europäischen Mitgliedsstaaten einen Schutz für Hinweisgebende. Ziel der Richtlinie ist es, Personen zu schützen, die Informationen über Verstöße gegen das Strafrecht und das Ordnungswidrigkeitenrecht aber auch gegen sonstige Gesetze, Rechtsverordnungen und Vorschriften des Bundes und der Länder erlangen und diese melden.

 

Wozu dienen Hinweisgebersysteme?

Whistleblower Systeme dienen dem Schutz vor Nachteilen und Repressalien für Personen, die mit ihrem Hinweis zur Aufdeckung von Verstößen beitragen wollen. Neben der Sicherstellung der Anonymität der hinweisgebenden Person, dienen sie aber auch dazu, dass Unternehmen interne Maßnahmen ergreifen können, um Verstöße abzustellen und zukünftig präventiv zu verhindern.

 

Gilt die Hinweisgeber EU-Richtlinie auch in Deutschland?

Nach der Verabschiedung der „Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“ begann für die Mitgliedsstaaten die Frist zur Umsetzung der dortigen Vorgaben in nationales Recht. Diese Umsetzungsfrist endete am 17. Dezember 2021, ohne dass der Gesetzesentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) in nationales Recht umgesetzt wurde. Damit können sich betroffene Hinweisgebende nun bei Verletzung Ihrer Rechte gegenüber dem Staat direkt auf die EU-Richtlinie berufen.

 

Was müssen Unternehmen jetzt tun?

Die Hinweisgeber-Richtlinie verpflichtet öffentliche und private Organisationen sowie Behörden dazu, im Rahmen eines Hinweisgeberschutzsystems sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten und zu betreiben.

Daneben verpflichtet der Entwurf des nationalen Hinweisgeberschutzgesetzes dazu, dass Beschäftigte, die für die Entgegennahme der Meldungen zuständig sind, regelmäßig geschult werden müssen. Eingehende Meldungen müssen innerhalb der gesetzlichen Frist dokumentiert und auf ihre Stichhaltigkeit hin bewertet werden, um anschließend gegebenenfalls entsprechende Folgemaßnahmen, wie etwa interne Untersuchungen oder die Abgabe an eine zuständige Stelle, einzuleiten.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir unterstützen Sie gerne.

 

Bis wann müssen Unternehmen ein Hinweisgebersystem umgesetzt haben?

Für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden ist die Einführung eines Whistleblower-Systems bereits seit dem 17. Dezember 2021 verpflichtend. Kleine Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden haben noch bis zum 17. Dezember 2023 Zeit für die Implementierung ihres Hinweisgebersystems.

 

Welche Vorteile bietet der Einsatz einer Rechtsanwaltskanzlei als Ombudsstelle im Hinweisgeberschutz?

Als Berufsgeheimnisträger garantieren unsere Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte höchste Vertraulichkeit. Hiervon profitieren Sie, genauso wie die hinweisgebende Person. Alle Meldekanäle Ihres Unternehmens werden durch unsere Kanzlei gemanaged und in unseren Kanzleiräumen oder innerhalb unserer kanzleieigenen IT-Infrastruktur betrieben. Die Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Hinweise erfolgt dabei durch ein multidisziplinäres Team aus Wirtschaftswissenschaftlern, Informationssicherheitsbeauftragten und Juristen, immer unter der Führung qualifizierter Rechtsanwälte, sodass eine verlässliche juristische Bewertung jedes eingehenden Hinweises gewährleistet ist.

 

Welche Leistungen bieten wir Ihnen zur Erfüllung Ihrer gesetzlichen Pflichten im Hinweisgeberschutz?

• Einrichtung und Betrieb einer vertraulichen, anwaltlichen Meldestelle über unsere Rechtsanwaltskanzlei.
• Bereitstellung elektronischer, telefonischer, postalischer und persönlicher Meldekanäle für Hinweisgebende zur Abgabe von Hinweisen als Managed Service.
• Fristgerechte Korrespondenz mit dem Hinweisgebenden im gesetzlich geforderten Umfang.
• Eingangskontrolle zur Selektion und Aufbereitung eingegangener Hinweise mit juristischer Einschätzung der Einschlägigkeit des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) oder der EU-Richtlinie EU-RL 2019/1937.
• Falls zur Einschätzung der Einschlägigkeit und zur Sachverhaltsaufklärung erforderlich, Erstkontaktaufnahme und Erstkommunikation mit der hinweisgebenden Person bei unklaren oder fehlenden Informationen.
• Dokumentation aller eingehenden Meldungen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben.
• Schriftliche Informationen zum Hinweisgeberschutz sowie zu relevanten Entwicklungen in diesem Bereich.
• Bereitstellung einer Hinweisgeber-Policy für Ihr Managementsystem oder ihr Compliancesystem.
• Angepasste Vorlagen zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Informationspflichten gegenüber den beschäftigten Personen sowie den Hinweisgebenden.
• Meldung des Hinweisgebersystems und des Meldekanals bzw. der Meldekanäle zum datenschutzrechtlichen Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Sprechen/Schreiben Sie uns einfach an.

 

Wie unterstützen wir Sie im Umgang mit eingehenden Hinweisen?

• Prüfung der Hinweise bei Einschlägigkeit des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) oder der EU-Richtlinie EU-RL 2019/1937 auf Stichhaltigkeit sowie erforderlichenfalls Ersuchen der hinweisgebenden Personen um weitere Informationen.
• Information der uns von Ihnen benannten Personen bzw. Gremien über eingegangene Hinweise zur Veranlassung geeigneter Untersuchungen.
• Rückmeldung und Information an die hinweisgebende Person im gesetzlichen Umfang und innerhalb der gesetzlichen Fristen über die geplanten und bereits ergriffenen Maßnahmen und Folgemaßnahmen.
• Erforderlichenfalls und nach Abstimmung mit Ihnen Verweisung der hinweisgebenden Person an andere zuständige Stellen.
• Anwaltliche Beratung und Begleitung zu allen weiteren unternehmensinternen Schritten.
• Erforderlichenfalls Unterstützung beim Abschluss des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen und bei der Abgabe des Verfahrens an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen.

Aus unserem Informationsblatt zum Hinweisgeberschutzgesetz finden Sie alles Wichtige nochmal für Sie zusamamengefasst.