Das Hinweisgebersystem

Was ist das?

Mit Umsetzung der EU-Richtlinie EU-RL 2019/1937, der sogenannten Whistleblower Richtlinie, schaffen die europäischen Mitgliedsstaaten einen Schutz für Hinweisgebende. Ziel der Richtlinie ist es, Personen zu schützen, die Informationen über Verstöße gegen das Strafrecht und das Ordnungswidrigkeitenrecht aber auch gegen sonstige Gesetze, Rechtsverordnungen und Vorschriften des Bundes und der Länder erlangen und diese melden.

 

Wozu dienen Hinweisgebersysteme?

Whistleblower Systeme dienen dem Schutz vor Nachteilen und Repressalien für Personen, die mit ihrem Hinweis zur Aufdeckung von Verstößen beitragen wollen und ermöglichen es den betroffenen Unternehmen interne Maßnahmen zu ergreifen, um Verstöße abzustellen und zukünftig verhindern.

 

Um was geht es beim Hinweisgeberschutz?

Mit Umsetzung der EU-Richtlinie EU-RL 2019/1937, der sogenannten Whistleblower-Richtlinie, und der nationalen Umsetzung durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wurde der lang ersehnte Schutz für Hinweisgebende geschaffen. Ziel ist es, Personen zu schützen, die Informationen über Verstöße gegen nationales Recht oder das EU-Recht melden.

 

Was müssen Unternehmen jetzt tun?

Unternehmen sind, abhängig von der Anzahl ihrer Beschäftigten, dazu verpflichtet, im Rahmen eines Hinweisgebersystems sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten und zu betreiben, andernfalls drohen empfindliche Bußgelder und Reputationsverluste.

Daneben müssen Beschäftigte, die für die Entgegennahme der Meldungen zuständig sind, entsprechend qualifiziert sein und regelmäßig geschult werden, eingehende Meldungen müssen innerhalb der gesetzlichen Frist dokumentiert und auf ihre Stichhaltigkeit hin bewertet werden und anschließend müssen gegebenenfalls entsprechende Folgemaßnahmen, wie etwa interne Untersuchungen oder die Abgabe an eine zuständige Stelle, eingeleitet und dokumentiert werden.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir unterstützen Sie gerne.

 

Bis wann müssen Unternehmen ein Hinweisgebersystem umgesetzt haben?

Für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden ist die Einführung eines Whistleblower-Systems bereits seit dem 17. Dezember 2021 verpflichtend. Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden haben noch bis zum 17. Dezember 2023 Zeit für die Implementierung ihres Hinweisgeber­systems. Aber auch für Unternehmen mit weniger als 50 Personen kann sich die Einführung eines Hinweisgebersystems als "first line of defence" lohnen, insbesondere für Unternehmen in Branchen mit höheren Reputationsrisiken.

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Welche Mindestanforderungen sind an die Organisation eines Hinweisgebersystems zu stellen?

• Wahrung der Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person, von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind und sonstigen in der Meldung genannten Personen.
• Sicherstellung der dauerhaften Abrufbarkeit der Meldung unter Beachtung des Vertraulichkeits­gebots bei gleichzeitiger Gewährleistung der Löschpflicht, drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens.
• Nachweis der notwendigen Fachkunde und Unabhängigkeit sowie regelmäßigen und nachweislichen Schulung der mit Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen beauftragten Personen.
• Ermöglichung mündlichen oder textlichen Meldungen mit der freien Wahlmöglichkeit der hinweisgebenden Person, Meldungen anonym oder unter Verzicht auf Anonymität abzugeben.
• Ermöglichung eine persönliche Zusammenkunft mit der hinweisgebenden Person auf deren Ersuchen hin.
• Fristgerechte Bestätigung des Eingangs von Meldungen.
• Umgehende juristische Prüfung, ob gemeldete Verstöße in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fallen und Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen.
• Durchführung und geeignete Dokumentation aller erforderlichen interne Untersuchungen.
• Erforderlichenfalls Abgabe des Verfahrens an eine zuständige Behörde oder Abschluss aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen

Tipp: Wir halten im Rahmen der Veranstaltungsreihe "Wirtschaftsrecht für Unternehmer" der IHK Hochrhein-Bodensee Vorträge zu den rechtlichen Grundlagen, unsere "Best Practice" bei der Einführung eines Hinweisgebersystems und zeigen auf, wie Sie eine lästige Compliance-Pflicht zum Vorteil des Unternehmens nutzen.

• Dienstag, 20. Juni 2023, 16.00 - 19.00 Uhr in Konstanz (vor Ort oder online)
• Donnerstag, 22. Juni 2023, 16.00 - 19.00 Uhr in Konstanz (nur vor Ort)

Welche Leistungen bieten wir Ihnen zur Erfüllung Ihrer Pflichten im Hinweisgeberschutz?

• Einrichtung und Betrieb einer vertraulichen, anwaltlichen Meldestelle mit vier Meldekanälen über unsere Rechtsanwaltskanzlei. Eine Erweiterung unserer Meldestellen auf die Pflichten nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz ist möglich.
• Bereitstellung elektronischer, telefonischer, postalischer und persönlicher Meldekanäle zur Abgabe von Hinweisen als Managed Service.
• Eingangskontrolle zur Selektion und Aufbereitung eingegangener Hinweise mit juristischer Prüfung der Einschlägigkeit des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) oder der EU-Richtlinie EU-RL 2019/1937.
• Falls erforderlich, Erstkontaktaufnahme und Erstkommunikation mit der hinweisgebenden Person bei unklaren oder fehlenden Informationen.
• Dokumentation aller eingehenden Meldungen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben.
• Bereitstellung einer Hinweisgeber-Policy für Ihr Managementsystem und Compliancesystem.
• Vorlagen zur Erfüllung aller datenschutzrechtlichen Informationspflichten gegenüber den beschäftigten Personen sowie den Hinweisgebenden.
• Meldung des Hinweisgebersystems und des Meldekanals bzw. der Meldekanäle zum datenschutzrechtlichen Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
• Bereitstellung aller erforderlichen Nachweise und Unterlagen zur Berücksichtigung des Hinweisgebersystems in Ihren Zertifizierungen u. a. nach ISO27001 und TISAX.
• Kostengünstige Pauschalpreise zur Erfüllung Ihrer Compliance-Grundpflichten

Schreiben Sie uns einfach an.

 

Welche Vorteile bietet der Einsatz einer Rechtsanwaltskanzlei als Ombudsstelle im Hinweisgeberschutz?

Als Berufsgeheimnisträger mit langjähriger Erfahrung als Ombudspersonen, garantieren unsere Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte höchste Vertraulichkeit und juristischer Kompetenz im Umgang mit Ihren Informationen und Hinweisen. Hiervon profitieren Sie, genauso wie die hinweisgebende Person.

Alle digitalen und persönlichen Meldekanäle Ihres Unternehmens werden durch unsere Kanzlei betreut und in unseren Kanzleiräumen oder innerhalb unserer kanzleieigenen IT-Infrastruktur unter Einsatz modernster Informationssicherheitstechnik gehostet und betrieben.

 

Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Erstgespräch.