Einführung der E-Rechnung

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Einführung der E-Rechnung ab 01.01.2025 - Wer ist wann betroffen?

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist ein zentraler Schritt in der Digitalisierung der Buchhaltungsprozesse und betrifft alle Unternehmen in Deutschland. Doch die neuen Vorschriften gelten nicht für alle Unternehmen gleichermaßen, sondern ist vom Umsatz des Unternehmens abhängig. Nachfolgend möchten wir Ihnen die wichtigsten Informationen mitgeben, die sich aus den neuen Verpflichtungen ergeben.

 

1. Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung, ZUGFeRD oder Factur-X ausgestellt wird. Sie ermöglicht den automatisierten Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und Behörden. Eine PDF-Datei alleine gilt nicht als E-Rechnung, da sie keine strukturierte Datenverarbeitung erlaubt. Die Einführung der E-Rechnung dient der Digitalisierung und Steuertransparenz, insbesondere bei B2B-Transaktionen. Ihre gesetzliche Grundlage findet sich in § 14 UStG n.F. 2025, ergänzt durch spezifische technische Anforderungen gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU.

 

2. Welche Sofortpflichten bestehen für Unternehmer?

Ab dem 1. Januar 2025 besteht die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen bei B2B-Transaktionen im Inland. Wichtig: Die Verpflichtung erstreckt sich derzeit nur auf Transaktionen zweier Unternehmen, die ihren Sitz im Inland haben. Ein Schweizer Unternehmen, das Waren aus Deutschland bezieht, ist nicht verpflichtet eine E-Rechnung empfangen zu können. Besitzt ein Schweizer Unternehmen eine Tochtergesellschaft in Deutschland, gilt die Empfangspflicht nur für die Tochtergesellschaft.

Unternehmer im Sinne der E-Rechnung sind alle, die Umsätze von anderen Unternehmern empfangen oder Umsätze erbringen, die dem UStG unterliegen. Von den Pflichten betroffen sind also auch rein vermögensverwaltende Gesellschaften, Kleinunternehmer, Selbstständige, gewerbliche Vermieter o.ä.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen unabhängig ihres Jahresumsatzes in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies setzt voraus, dass geeignete technische Systeme vorhanden sind, um E-Rechnungen im Format XRechnung, ZUGFeRD oder Factur-X, bzw. die zugehörigen XML-Datensätze zu empfangen und Prozesse zur automatisierten Weiterverarbeitung in der Buchhaltung eingerichtet sind.

Nach unserer Kenntnis sollten branchenübliche Rechnungsprogramme bereits in der Lage sein, die XML-Datensätze der Rechnungsformate lesen zu können. Für Unternehmen, die ihre Rechnungen nicht über ein Rechnungsprogramm erstellen, bieten wir mit unserer Addison OmeClick-Infrastruktur eine Möglichkeit an, die Datensätze auswerten zu können.

 

3. Und die Rechnungsstellung?

Der Zeitpunkt, ab dem eine allgemeine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen besteht, ist abhängig vom Umsatz und wird mit großzügigen Übergangsregelungen (§ 27 Abs. 38 UStG) gestaffelt eingeführt. Die Staffelung richtet sich nach dem folgenden Zeitplan:

Ab 01.01.2025
Pflicht zur Entgegennahme von E-Rechnungen für im Inland steuerbare Umsätze, wenn es sich bei den Beteiligten um inländische Unternehmen handelt (sog. B2B-Umsätze im Inland).

Ebenfalls ab 01.01.2025
Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für im Inland steuerbare Umsätze möglich, wenn es sich bei den Beteiligten um inländische Unternehmen handelt (B2B-Umsätze im Inland). Die Ausstellung einer Rechnung als E-Rechnung bleibt weiterhin optional. Auch hybride Formate mit Datensatz und PDF sind bis 31.12.2026 möglich.

Ab 01.01.2027
Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für B2B-Umsätze im Inland für Unternehmen mit einem Vorjahres-Umsatz von mehr als 800 T€.

Ab 01.01.2028
Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für B2B-Umsätze im Inland für alle inländischen Unternehmen.

4. Welche Maßnahmen kann man sofort ergreifen?

Wir rechnen damit, dass große Unternehmen, insbesondere die Kommunikationsdienstleister oder z.B. der Bundesanzeigerverlag, ab dem 01.01.2025 ausschließlich E-Rechnungen versenden werden. Auch wir sind betroffen: Die Bundesrechtsanwaltskammer und Bundessteuerberaterkammer haben bereits angekündigt, ab 2025 ausschließlich E-Rechnungen zu versenden.

Wir empfehlen daher folgende Sofortmaßnahmen:
Richten Sie eine E-Mail-Adresse für Ihr Unternehmen ein, mit der Sie E-Rechnungen empfangen können (z.B. rechnungen@unternehmensbezeichnung.de) und teilen Sie diesen Ihren Lieferanten und Geschäftspartnern mit.
Prüfen Sie, ob Ihre Softwarelösung gängige E-Rechnungs-Formate wie XRechnung, ZUGFeRD oder Factur-X verarbeiten kann.
Auch wenn die Ausstellungspflicht für kleinere Unternehmen erst später gilt, kann es sinnvoll sein, frühzeitig auf E-Rechnungen umzusteigen, um von den Vorteilen zu profitieren (z. B. Automatisierung und Fehlerreduktion).

 

5. Wie können wir Sie unterstützen?

Für Unternehmen, deren Software keine E-Rechnung verarbeiten kann, empfehlen wir die Anbindung an Addison OneClick. Über Addison OneClick können Sie jederzeit E-Rechnungen ansehen auswerten und direkt in die Buchhaltung übergeben.

Bitte beachten Sie, dass Sie E-Rechnungen NICHT ohne weiteres ausdrucken können. Eine Übermittlung an die Buchhaltung ist daher nur über unsere Addison OneClick-Struktur möglich. Über OneClick können Sie auch Ihre bisher geführte Papierbuchhaltung bequem an die Kanzlei übermitteln, ohne dass Sie die Ordner regelmäßig bei uns abgeben müssen.

Darüber hinaus bieten wir mit Addison SMART Connect ein Tool an, mit dem Sie nicht nur sämtliche Belege GoBD-konform archivieren, was insbesondere bei E-Rechnungen manipulationssicher geschehen muss, sondern auch Freigabe- und Zahlungsworklfows inkl. Addison Banking umsetzen können. Sie haben jederzeit, unabhängig, 24/7 und weltweit Kontrolle über offene Rechnungen, über Ihr Rechnungsarchiv, über betriebswirtschaftliche Auswertungen und alle anderen KPIs. Auch eine teilautomatisierte Buchhaltung ist mit SMART Connect möglich.

Ihre Sachbearbeiterin oder Sachbearbeiter kann Ihnen jederzeit einen Zugriff auf Addison OneClick aktivieren. Bitte sprechen Sie Ihren Sachbearbeiter an.

 

Weitere Informationen zu Addison SMART Connect finden Sie hier:

https://www.wolterskluwer.com/de-de/solutions/addison-komplettloesung-steuerberater/addison-oneclick-zusammenarbeit/smartconnect

 

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