Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten für PC-Kassensysteme

Vorlagepflichten gegenüber dem Finanzamt

In drei aktuellen BFH-Verfahren ist darüber entschieden worden, wie ein Unternehmer seinen Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Vorlagepflichten gegenüber dem Finanzamt im Zusammenhang mit elektronischen PC-Kassensystemen nachzukommen hat.

Abgeleitet aus den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ist jede Bareinnahme einzeln aufzuzeichnen, soweit diese technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch zumutbar ist. Wenn eine elektronische PC-Kasse genutzt wird, sind Einzelaufzeichnungen zumutbar.

Wenn die Kasse detaillierte Daten entwickelt, aufzeichnet und speichert, dann müssen diese auch dem
Finanzamt zugänglich gemacht werden.

Neben den bereits seit Jahren aufbewahrungspflichtigen Z-Bons sind auch die Datensätze der einzelnen Verkaufsvorgänge auslesbar aufzubewahren (BFH vom 16.12.2014, X R 29/13; BFH vom 16.12.2014, X R 47/13; BFH vom 16.12.2014, X R 42/13). Das Hessische Finanzgericht hat des Weiteren gefordert, dass auch alle Dokumentationsunterlagen über die Kasseneinstellungen, die Bedienprogrammierung, die Titel- und Warengruppeneinstellungen und vor allem der Bedienbericht aus der Abrechnung mit dem kassierberechtigten Personal aufzeichnungspflichtig sind (Hessisches Finanzgericht vom 24.03.2014, 4 K 2340/12, LEXinform: 5016943, rkr.). Dabei sollen die Kassenaufzeichnungen unmittelbar nach Auszählung der Tageskasse erfolgen (Finanzgericht des Landes Sachsen-Anhalt vom 16.12.2013, 1 K 1147/12, LEXinform: 5016656, rkr.)

Alle Unterlagen, die der Aufzeichnungspflicht unterliegen, gilt gleichzeitig Aufbewahrungspflicht. Dabei müssen sämtliche aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen dem Finanzamt in geeigneter, ggf. elektronischer Form vorgelegt bzw. übergeben werden können. Sie dürfen zwar steuerlich nicht relevante Daten oder personenbezogene Daten, die aufgrund anderer gesetzlicher Bestimmungen einem Vorlage- und Auskunftsverweigerungsrecht unterliegen, z.B. patientenbezogen Daten, steuerrechtlich ebenfalls zurückbehalten, allerdings besteht hier nur ein Entfernungsrecht, so dass die vorhandenen Dateien von Ihnen nur selektiert werden dürfen (Erstqualifikationsrecht). Ist so eine Selektion nicht möglich, kann der Zugriff auf die Dateien mit den Kasseneinzeldaten nicht verweigert werden.

Bei Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

Autorin: Linda Felgenhauer, Auszubildende zur Steuerfachangestellten