Datenschutz: Vermieter und Hausverwalter haben gegenüber Mietern eine Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO

Die sowohl im Rahmen eines Mietverhältnisses als auch der Anbahnung eines Mietsverhältnisses erhobenen personenbezogenen Daten fallen unter den Anwendungsbereich der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Vermieter und Hausverwalter sollten deshalb bei ihrer Arbeit die Vorschriften über den Datenschutz berücksichtigen.

Neben großen Wohnungsbaugesellschaften, Hausverwaltern und Maklern gelten die Bestimmungen der DSGVO auch für private Vermieter. Natürliche Personen sind zwar vom Anwendungsbereich der DSGVO ausgenommen. Dies aber nur, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Ausübung ausschließlich persönlicher oder familiärer Zwecke dient. Geschäftliche Tätigkeiten eines privaten Vermieters unterfallen somit dem Anwendungsbereich, unabhängig von der Anzahl der Immobilien. Vermieter sollten daher in Zukunft einige Punkte im Umgang mit den Daten ihrer Mieter beachten.

Worauf müssen Vermieter achten?
Neben den Grundsätzen der Datenminimierung und Zweckbindung, wonach keine unnötigen Daten der Mieter zu sammeln sind und nur für die Verarbeitung bestimmten Zweck verwendet werden dürfen, dem Grundsatz der Rechtmäßigkeit, nachdem jede Verarbeitung einer Rechtsgrundlage bedarf, dem Grundsatz der Integrität und Vertraulichkeit, wonach eine angemessene Sicherheit der Datenverarbeitung zu gewährleisten ist und dem Grundsatz der Rechenschaftspflicht, nachdem die Verarbeitungen ausreichend zu dokumentieren sind, haben Vermieter vor allem auch den Grundsatz der Transparenz, wonach Mieter ausreichend über den Umgang ihrer personenbezogenen Daten und den ihnen zustehenden Rechten zu informieren sind, zu berücksichtigen.

Informationspflicht gem. Art. 13 und 14 DSGVO
Vermieter, Wohnungsbaugesellschaften, Hausverwalter und Makler haben gegenüber den Mietern die Pflicht, diese zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache über die Informationen nach Art. 13 u. 14 DSGVO und den ihnen zustehenden Rechten nach Artt. 15 ff. DSGVO in Kenntnis zu setzen. Inhaltlich sollten hierbei folgende Informationen berücksichtigt werden:

Namen und Kontaktdaten des Vermieters und gegebenenfalls des Datenschutzbeauftragten

Zweck der Datenverarbeitung: Zum Beispiel, weil Sie für die Nebenkostenabrechnung erforderlich sind

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Dauer der Speicherung

Hinweis auf die dem Mieter zustehenden Rechte: Recht auf Auskunft, Recht auf Berichtigung, Recht auf Löschung, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Recht auf Datenübertragbarkeit.

Gegebenenfalls das berechtigte Interesse, das vom Vermieter mit der Verarbeitung verfolgt wird.

Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde

Herkunft der Daten

Recht des Mieters eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, sofern keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung – z.B. die Notwendigkeit zur Vertragserfüllung – besteht

Widerspruchsrecht im Falle einer Verarbeitung auf Grundlage von berechtigten Interessen nach Art. 6. Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO

Gegebenenfalls die Kategorien der personenbezogenen Daten, wenn die Erhebung nicht bei der betroffenen Person erfolgt

Und weitere Empfänger der Daten, wie z. B. Ablesefirmen

Die Haus-, Wohnungs- und Grundeigentümervereine geben zahlreiche Hilfestellungen und Praxistipps bei der Umsetzung der DSGVO. Einzelne Punkte die nicht zum Stichtag letzten Jahres im Datenschutz umgesetzt worden sind, können zumindest gut vollziehbar nachgeholt werden.

Im Rahmen der Informationspflicht der Vermieter, Wohnungsbaugesellschaften und Hausverwalter möchten wir vorausschauend auf die Volkszählung Zensus 2021 aufmerksam machen. Vermieter werden dann der rechtlichen Verpflichtung unterliegen, Daten über einzelne Bewohner den statistischen Ämtern des Bundes und der Länder weiterzuleiten. Diese Form der Datenverarbeitung ist eine Zweckänderung, worüber die Mieter gesondert zu informieren sind.

Autor: Markus Spöhr, Wirtschaftsjurist LL.B. & Berater im Datenschutz