Verschärfungen bei der Kassenführung

Derzeitige Handhabung

Bereits 2003 und 2015 hat der Bundesrechnungshof hohe Steuerausfälle durch nicht manipulationssichere neue Kassensysteme und elektronische Registrierkassen bemängelt. Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung gewinnt bei der Prüfung bargeldintensiver Branchen immer mehr an Bedeutung. Viele Kassensysteme der jüngsten Bauart entsprechen nicht den Anforderungen der Finanzverwaltung an eine ordnungsgemäße Buchführung.

Dem Steuerpflichtigen ist freigestellt, was für eine Art von Kasse er benutzt. Nach derzeitiger Rechtslage ist auch nicht vorgeschrieben, überhaupt eine Registrierkasse zu nutzen. Wird jedoch eine Registrierkasse verwendet, so sind Aufzeichnungen, zu ihrem Verständnis nötige Arbeitsanweisungen, sonstige Organisationsunterlagen und Buchungsbelege, zu denen auch die mit Kassenterminals erstellten Bons bei Zahlung mit EC- oder Kreditkarte gehören, 10 Jahre aufzubewahren. Hierzu gehört auch die Datenhaltung von Vorund Nebensystemen (u.a. Registrierkassen, Faktura, Warenwirtschaft etc.).

Folgende Verschärfungen werden umgesetzt

Nach dem 31.12.2016 müssen alle Geräte die Voraussetzungen für die Aufbewahrung von digitalen Unterlagen bei Bargeschäften erfüllen. Registrierkassen dürfen ab dem 01.01.2017 ohne Datenhaltung (Stammdatenänderungen,
Journaldaten etc.) nicht mehr für die Einnahmenaufzeichnungen verwendet werden, es sei denn eine externe Datensicherung ist gewährleistet. Der Kasseninhaber ist verpflichtet, eine Umrüstung oder Anpassung der genutzten Registrierkasse zu prüfen.

Am 18.03.2016 wurde ein „Entwurf eines Gesetzes zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen“
veröffentlicht. Danach sollen ab dem 01.01.2019 neue gesetzliche Regelungen zum Schutz von Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen umgesetzt werden (z.B. Verbot von Programmierungen). 

Allgemein gilt

Für die Buchführung, also auch die Führung der Kasse und eines Kassenbuchs, gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer
Buchführung. Dies erfordert, dass ein schlüssiger Nachweis hinsichtlich der Unveränderbarkeit der Einzelbuchungen und deren Zusammenführung bei der Erstellung steuerlicher Abschlüsse geführt werden kann.

Ein sachkundiger Dritter (z.B. ein Prüfer vom Finanzamt) muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die relevanten Vorgänge in der Kasse verschaffen können. Jeder Buchung muss ein Beleg zugrunde gelegt werden. Werden die Kassenbestände lediglich nur rechnerisch ermittelt und die Kassenendsummenbons nicht oder nur unvollständig vorgelegt, so liegt ein schwerwiegender Mangel in der Kassenführung vor, der das Finanzamt dazu berechtigt die Buchführung zu verwerfen und die Betriebsergebnisse zu schätzen. 

Mit der nachfolgenden Checkliste für Registrierkassen und Kassenaufzeichnungen können Sie die Ordnungsmäßigkeit
Ihrer Kassenführung überprüfen.

Für Rückfragen stehen Ihnen aus unserer Kanzlei Frau Ingrid Schäfer und Frau Sarah Weis jederzeit gerne
zur Verfügung.

Zur Checkliste Kassenführung